メディアに掲載されている情報の源となるプレスリリース。この特集ではプレスリリースとは何か？どう書けば良いのか？掲載される為のテクニック等を、6回にわたる連載でご紹介していきます。
今回はその2回目。プレスリリースの書き方についてのアレコレをご紹介します。
Written by Freelance PR
Team Little-Big
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メディアに情報を掲載する為に欠かせない「プレスリリース」
プレスリリースの書き方のお作法：その1でもご紹介しましたが、メディアに掲載してもらいたい情報や事柄を、簡潔にまとめてプレス＝報道機関に送る文書が「プレスリリース」です。
プレスまたはメディアは、送られてきたプレスリリースを見て、掲載を決めたり、取材をしたり、記事を書いたりします。
つまり「プレスリリースは記事の基」となる訳です（←ここ重要）
プレスリリースを書く際に、この「プレスリリースに書いた情報が、メディアに掲載される記事の基となる」と言うことを意識するのは、非常に重要です。
問：どんな情報を書いたら良いか？／答え：全ては真似から
「プレスリリース」を初めて書く場合、書き出す前に「自分のプレスリリース情報を掲載して欲しい」と思うメディアの記事を、しっかりと読む事をおススメします。
出来れば自分が書くプレスリリースに似た内容の記事が良いと思います。イベント情報、リリース情報、出版情報、新商品紹介情報…色々あると思いますが、その記事にどんな情報が載っているのか、知る事が重要です。
その記事に載っている情報は、メディアが必要としている情報です。逆に「その」情報がプレスリリースに書かれてなければ、メディアで紹介される確率はグンと下がります。
さらに記事を読むときは、文章だけに集中するのではなく、どんな画像や動画、Websiteのリンク等が記事と一緒に掲載されているかも見て下さい。
同じ様な画像や動画が無い場合は、無理に作ったり用意する必要はありません。しかしメディアが記事を掲載する際には、そう言った画像や動画、リンクを必要としている事を、理解する事は大事です。
そして自分がプレスリリースを送る時には、同じような画像や動画が無い場合は、代わりとなるモノを用意する必要はあります。
つまりプレスリリース制作の初めの1歩は、掲載されている記事をよく見て プレスリリースを書く時にそれを真似る と言う事です。
簡潔に書くとは？
先程、プレスリリースを書く前に「メディアに掲載された記事には、どの様な情報が掲載されているか？」よく見て真似る事が、プレスリリース制作の第1歩と書きました。
しかし記事はあくまで記事であり、プレスリリースを制作する場合は、その記事の基となる情報を簡潔にまとめて、メディアに送る必要があります。
とは言え「情報を簡潔にまとめる」とは具体的にはどう言う事なのでしょうか？「簡潔」を辞書で引くと「表現が簡単で、むだがないこと」と言った様な意味が書かれています。
これをプレスリリースを書く場合に置き換えてみると、「紹介する情報」を、初めて知った人にも分りやすく と、言えるかと思います。
「紹介する情報」を、初めて知った人にも分りやすくするためには、専門用語や略した表記の多用は避ける、誤解しやすい表現は使わない、英語の表記にはカタカナのフリガナをつける等々があると思います。
そして 「簡潔にまとめる」ためには、長々と書きすぎない事も重要です。それは文章の長さもそうですし、プレスリリースの枚数にも言えます。
いきなり送られてきたプレスリリースが10ページ以上、内容も昔の取扱い説明書の様に専門用語が満載、注釈だらけ、文章の切れ目もどこにあるのかわからない…そんなプレスリリースは、掲載云々の前にメディアの人に見てもらえません。ご注意下さい。
抑えるべきは「５W1H」
社会人の皆さんなら、どこかで聞いたことがある言葉だと思います。「5W1H」→
読み方：ご・だぶりゅー・いち・えいち。
「いつ：When」「どこで：Where」「誰が・誰に：Who」「何を：What」「なぜ：Why」「どのように：How」の頭文字を取ってまとめた、ビジネスシーンでよく使われる言葉です。
紹介したい情報を簡潔に書く＝ 「紹介する情報」を初めて知った人にも分りやすく 書く為には、この５W1H（紹介する内容によっては５W2H、または５W3H）は欠かせません。逆に言えば、５W1H情報が抑えられていないプレスリリースの掲載率は、非常に低いと言えます。
主観的表現や証明できない最大表現は避ける
「最上の素材を使った、最高に美味しい〇〇！」「〇〇に最適!!」「〇〇には欠かせない〇〇!!!」こう言った表現は、往々にして書き手の主観に基づいて書かれています。
しかしプレスリリースは「記事の基」となる情報を、簡潔にまとめた文書です。
基準が曖昧な主観的表現を使ったプレスリリースは、信用度が低いと判断されてしまいます。これは最大（または最小）表現も同様です。証明の出来ない最大・最小表現を使用したプレスリリースも信用度が低いと判断され、掲載率が下がります。
掲載されるプレスリリースを書く為には、 主観的表現や証明できない最大（最小）表現は出来るだけ使用せず、客観的視点や事実に基づく情報を書く事もポイントとなります。
プレスリリースを制作する時のポイント整理
■書く前の準備
- プレスリリースに書いた情報が掲載される記事の基となる事を意識。
- プレスリリースを掲載してほしいメディアの記事をよく読んで、画像や動画、Webリンクも含めて、どんな情報が掲載されているかをチェックして、真似る。
■書く時の注意
- 紹介する情報を初めて知った人でもわかる様に、シンプルで簡潔な表現を心がける。
- 文章も、送る枚数（分量）も長々となりすぎない様に注意。
- ５W1H情報は、忘れずに。
- 客観的視点や事実に基づいた情報を書く事を心がける
追加情報として
プレスリリースで紹介する情報の、日付や時間、名前や名称等を間違えない。誤字・脱字がない様にする。これらは基本的な事ですが、よくあるミスなので、細心の注意を払う必要があります。
分かりやすいプレスリリースを書くために：フォーマットを利用する
プレスリリースの書き方についてアレコレ述べてきましたが、実はプレスリリースには受け取ったメディアの人が読みやすく、分かりやすい「フォーマット」が存在します。
書く人や内容によって、多少の差はありますが、プレスリリースのフォーマットは概ね以下の様な構成になっています。
- タイトル 及び サブタイトル
- リード文（紹介情報の概要・要約）
- 本文
- 掲載情報の問合せ先
※写真や動画、Websiteのリンク等は、内容や構成に応じてバランスよく配置しますが、「タイトル 及び サブタイトル」と「リード文」の間、または「リード文」と「本文」の間に、掲載情報全体の内容が掴める様な画像を配置する事は多いです。
このプレスリリースのフォーマットは、検索サイトで「プレスリリース, ひな形」や「プレスリリース, フォーマット」と入れて検索すると、無料・有料含めて、かなりの数が出てきます。
初めてプレスリリースを書く場合は、そう言ったフォーマットを利用して書くのも良いと思います。
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